Verwaltung kann auch anders: synexa macht Behörden fit für Digitalisierung und New Work

Da sitzt er, der klischeehafte Verwaltungsangestellte: Träge stempelt er ganze Papierberge, reagiert unfreundlich auf jede Nachfrage, um pünktlich in den Feierabend zu verschwinden… Gegen dieses hartnäckige Vorurteil arbeitet Sabine Schwittek, die seit Februar mit synexa zu den Unternehmerinnen des Triple Z gehört. Öffentliche Verwaltungen und non-profit-Organisationen berät sie rund um die Themen Digitalisierung, Organisationsentwicklung, Zusammenarbeit und Führung.

Postkarte zum Online-Netzwerk, das im Projekt „Verwaltungsrebellen-Labor“ aufgebaut wurde.

Verwaltungsrebellen stärken

„Das Klischee des trägen Beamten, der stur Dienst nach Vorschrift leistet, hält sich“, sagt Sabine Schwittek. „Ich treffe in Verwaltungen aber auch auf sehr engagierte Leute, die anders arbeiten wollen: Flexibel, am Menschen orientiert und ungebremst durch sperrige Hierarchien.“ Diesen „Verwaltungsrebellen“, denen sie gemeinsam mit Dorothea Herrmann auch einen Blog widmet, steht Sabine Schwittek unterstützend zur Seite. „Vernetzt man die Engagierten, ergibt sich eine Allianz der Willigen, die sich gegenseitig den Rücken stärkt, voneinander lernt und Veränderungen vorantreibt.“

Bei diesen Veränderungsprozessen sei der Spagat zwischen Stabilität und Wandel die große Herausforderung. „Verwaltung muss sich einerseits an Gesetze halten und zuverlässig sein, andererseits auch Veränderung zulassen, die durch Digitalisierung oder Fachkräftemangel erforderlich werden.“

Ausprobieren statt Ausdiskutieren

Neben dem Engagement für die Initiative Verwaltungsrebellen, das weitestgehend ehrenamtlich getragen ist, unterstützt Sabine Schwittek in ihrer Beratungstätigkeit Verwaltungen und soziale Organisationen dabei, besser zusammenzuarbeiten. Hier geht es zum Beispiel darum, Methoden zur Selbstorganisation oder zum effektiven Projektmanagement zu fördern, Führung neu zu denken oder Digitalisierungsvorhaben nutzerzentriert anzugehen. Dabei diktiert sie keine Lösungen vor:

„Ich habe gute Ideen, Methoden und Praxisbeispiele im Gepäck. Aber ich komme nicht als Expertin von außen, die den Leuten sagt, wie sie’s besser machen sollen. Stattdessen entwickle ich in Workshops gemeinsam mit dem Kunden Lösungen, die praktisch leistbar sind und zum Kunden passen.“

Hier kommen oft agile Vorgehensweisen zum Einsatz. „Veränderungen lassen sich nicht von A bis Z durchplanen. Daher versuchen wir, zügig ins Machen zu kommen. Nach dem Motto: Ausprobieren statt Ausdiskutieren. So stellen wir früh fest, was in der Praxis trägt und was nicht.“

Herz an die Verwaltung verloren

Sabine Schwittek.

An der Schnittstelle zwischen „Mensch und IT“ wollte Sabine Schwittek schon gleich nach ihrem Wirtschaftsinformatik-Studium arbeiten. „Ich wollte irgendetwas im non-profit-Bereich machen, landete mit meinem Schnittstellenprofil aber zunächst in einer Unternehmensberatung.“ Hier traf sie in einem Projekt ihre erste „Verwaltungsrebellin“. „Da habe ich erst so richtig realisiert, dass Verwaltung das Rückgrat unseres Gemeinwohls und unserer Demokratie ist und dass sie gleichzeitig chronisch unter Druck und in der Kritik steht. Das hat mich so gepackt, dass ich tatsächlich mein Herz an die Verwaltung verlor – und noch heute aus Überzeugung für und mit öffentlichen Verwaltungen arbeite“, resümiert Sabine Schwittek.

Von Zollverein zu Zollverein

Sabine Schwittek ist nicht nur Wirtschaftsinformatikerin, sondern auch Systemische Beraterin und Scrum Master. Bei synexa stieg sie 2015 ein und führte das Beratungsunternehmen bisher mit Gründerin Dorothea Herrmann. Mit deren Renteneintritt stand nun ein Umzug an. Von einem Büro am Welterbe Zollverein zog Sabine Schwittek ins Triple Z. „Da ich synexa nun alleine führe, lohnte sich das größere Büro nicht mehr. Im Triple Z kann ich Zollverein weiter verbunden bleiben, habe aber mit dem Tagesbüro viel Flexibilität und Raum, um mich mit Kunden oder Kooperationspartnerinnen zu treffen.“